Hóa đơn điện tử VNPT là gì? Và những điều cần biết

Hóa đơn điện tử VNPT là một hình thức hóa đơn được phát hành và quản lý qua hệ thống điện tử của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT). Đây là một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số và hiện đại hóa dịch vụ hành chính, giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện giao dịch một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Bài viết này Lắp mạng VNPT sẽ giới thiệu chi tiết về hóa đơn điện tử VNPT là gì và những điều cần lưu ý

Hóa đơn điện tử VNPT là gì?

Hóa đơn điện tử là một dạng tài liệu điện tử, bao gồm các dữ liệu về việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Những thông tin này được tạo lập, gửi nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử, tuân thủ quy định của pháp luật. Đây là giải pháp thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Hóa đơn điện tử VNPT là một dịch vụ do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) cung cấp, nhằm hỗ trợ các tổ chức và doanh nghiệp chuyển từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và an toàn.

VNPT là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông và công nghệ thông tin tại Việt Nam, được cấp phép và đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Với sự hỗ trợ của VNPT, các doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử, từ phát hành, ký số đến quản lý và lưu trữ lâu dài.

Một số lợi ích của hóa đơn điện tử VNPT

Hóa đơn điện tử VNPT mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực, giúp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời đảm bảo sự thuận tiện trong công tác kế toán và lưu trữ. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT.

Tiết kiệm chi phí

Sử dụng hóa đơn điện tử VNPT giúp doanh nghiệp giảm thiểu nhiều loại chi phí liên quan đến hóa đơn giấy, bao gồm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ:

Tiết kiệm chi phí in hóa đơn: Doanh nghiệp chỉ cần in hóa đơn chuyển đổi khi khách hàng yêu cầu bản giấy, thay vì phải in hàng loạt hóa đơn như trước đây. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí mực in, giấy và cả nhân công cho việc in ấn.
Tiết kiệm chi phí và thời gian chuyển phát: Thay vì phải chuyển phát hóa đơn bằng các phương thức thông thường, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn điện tử ngay lập tức cho khách hàng qua email hoặc tin nhắn. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí chuyển phát mà còn giúp hóa đơn đến tay khách hàng nhanh chóng, tiện lợi.
Tiết kiệm không gian lưu trữ: Hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, giúp giảm đáng kể không gian và chi phí lưu trữ so với việc lưu trữ hóa đơn giấy. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có khối lượng hóa đơn lớn.
Lưu trữ miễn phí: Khi sử dụng hóa đơn điện tử VNPT, doanh nghiệp được miễn phí lưu trữ hóa đơn trong 10 năm trên hệ thống máy chủ của VNPT. Đây là một ưu đãi lớn, giúp doanh nghiệp không cần đầu tư vào hệ thống lưu trữ riêng.
Tiết kiệm thời gian quản lý: Với hóa đơn điện tử, rủi ro mất mát, hư hỏng, hoặc thất lạc hóa đơn gần như được loại bỏ hoàn toàn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác, tin cậy trong quản lý hóa đơn.

Đơn giản hóa công tác kế toán doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử VNPT giúp công tác kế toán, quản lý hóa đơn của doanh nghiệp trở nên thuận tiện và đơn giản hơn:

Thuận tiện cho việc hạch toán, đối chiếu dữ liệu: Các dữ liệu hóa đơn được quản lý trên hệ thống điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện công tác hạch toán, đối chiếu mà không cần phải xử lý từng hóa đơn giấy.
Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê và tìm kiếm hóa đơn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ và quản lý tập trung, doanh nghiệp có thể truy xuất và tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng chỉ với vài thao tác, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Hỗ trợ quyết toán thuế: Hóa đơn điện tử VNPT cung cấp các công cụ hỗ trợ quyết toán thuế, giúp doanh nghiệp thực hiện các báo cáo tài chính và quyết toán thuế một cách dễ dàng và chính xác, giảm thiểu công việc thủ công và tiết kiệm thời gian.
Thuận tiện cho kiểm tra của cơ quan thuế: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý thuế khi cần kiểm tra, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của hồ sơ kế toán.

Thuận tiện sử dụng

Hóa đơn điện tử VNPT không chỉ giúp tối ưu chi phí và quản lý, mà còn được thiết kế để mang lại trải nghiệm thân thiện, dễ sử dụng cho doanh nghiệp:

Giao diện đơn giản, thân thiện: Hóa đơn điện tử VNPT có giao diện trực quan, dễ sử dụng với các thao tác đơn giản. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng ngay các tính năng mà không cần qua các hướng dẫn phức tạp.
Hỗ trợ tư vấn 24/7: Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT sẽ nhận được sự hỗ trợ tận tình từ đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật bất kỳ lúc nào, giúp việc triển khai và sử dụng dịch vụ trở nên dễ dàng hơn.

Hóa đơn điện tử VNPT là gì (2) — Một số lợi ích của hóa đơn điện tử VNPT

Hướng dẫn khởi tạo và thông báo phát hành Hoá đơn điện tử VNPT-Invoice

Bước 1: Trước tiên, bạn cần đăng nhập vào mục “Lập hóa đơn” trên hệ thống VNPT. Sau khi đăng nhập, hãy chọn “Danh sách hóa đơn” để bắt đầu quá trình khởi tạo hóa đơn.

Bước 2: Khi đã vào danh sách hóa đơn, bạn chọn “Tạo mới”. Tại đây, bạn cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết như tên hóa đơn, tên đơn vị, địa chỉ, và thông tin người đại diện hoặc người mua hàng.

Bước 3: Sau khi điền xong thông tin, bạn cần chọn mẫu hóa đơn và ký hiệu phù hợp. Đồng thời, hãy tải thêm file hóa đơn từ máy tính lên hệ thống. Nếu muốn xem trước mẫu hóa đơn đã khởi tạo, bạn có thể chọn tính năng “review” để kiểm tra lại trước khi in hoặc khai báo với cơ quan thuế.
Bước 4: Khi đã hoàn tất việc nhập thông tin và chọn mẫu, hãy chọn lưu và tạo mới. Nếu bạn chưa chắc chắn về các thông tin đã nhập, có thể quay lại để kiểm tra lại trước khi tiếp tục.
Bước 5: Để khởi tạo thông báo phát hành hóa đơn, người dùng cần chọn “Phát hành hóa đơn đã chọn”. Trước khi gửi thông báo đến khách hàng, hãy kiểm tra lại trạng thái, ngày lập và các chi tiết khác để đảm bảo tính chính xác.

Hướng dẫn cách thiết lập email gửi hóa đơn điện tử

Bước 1: Đầu tiên, hãy truy cập vào danh mục hóa đơn điện tử và nhập đầy đủ các thông tin được yêu cầu. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị cho việc lập hóa đơn một cách chính xác.
Bước 2: Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin, bạn có thể nhấn vào ô “Chi tiết” để kiểm tra lại nội dung của hóa đơn. Nếu mọi thứ đều chính xác, hãy chọn “In” hoặc “Tải hóa đơn về máy” dưới dạng file PDF để lưu trữ.
Bước 3: Cuối cùng, sau khi đã lưu hóa đơn về máy, bạn sẽ truy cập vào email của doanh nghiệp. Tại đây, hãy soạn một email mới và đính kèm file hóa đơn PDF vừa lưu. Gửi email này đến khách hàng để họ có thể đối chiếu thông tin trước khi tiến hành ký điện tử hóa đơn.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn theo mã hóa đơn

Bước 1: Truy cập vào danh sách menu và chọn mục “TÌM KIẾM BẰNG MÃ TRA CỨU”. Đây là bước đầu tiên để bạn bắt đầu quá trình tra cứu hóa đơn.

Bước 2: Sau khi chọn mục tìm kiếm, bạn hãy nhập mã tra cứu hóa đơn vào ô tìm kiếm và nhấn nút tìm kiếm. Nếu hóa đơn tồn tại trong hệ thống, thông tin sẽ được hiển thị ngay bên dưới mục tra cứu.